02 — Gestão documental (GED flexível)
Decidido · 05/10 A Ariane quer gerenciar POPs, formulários e outros documentos com validade e revisão periódica; algumas categorias têm fluxo de revisão, outras não. O GED precisa ser flexível: uma ferramenta de controle de versões configurável por categoria.
1. Categorias
Cada categoria é como um "tipo de documento" com regras próprias Decidido · 03/10.
| ID | Atributo | Efeito | Origem |
|---|---|---|---|
| #GED-01 | Natureza: documento, registro, formulário, documento externo | Define as regras de §1.1 | Proposta |
| #GED-02 | Código e numeração automática (ex.: POP-001) |
Prefixo e sequência por categoria | Proposta |
| #GED-03 | Versionável | Sempre | Decidido · 03/10 |
| #GED-04 | Revisável + periodicidade (meses) | Gera data de próxima revisão e alerta | Decidido · 03/10 |
| #GED-05 | Expirável | Exige data de validade e alerta | Decidido · 03/10 |
| #GED-06 | Fluxo de aprovação (nenhum ou etapas configuradas) | §3 | Decidido · 03/10 |
| #GED-07 | Exige treinamento (leitura + prova) | §4 e Doc 03 | Decidido · 03/10 |
| #GED-08 | Antecedência dos alertas (ex.: 60/30/7 dias) | Doc 06 | Proposta |
| #GED-09 | Prazo de guarda | Doc 00 PRI-09 | Proposta |
| #GED-10 | Formatos aceitos e se exige arquivo-fonte editável | §5 | Proposta |
| #GED-11 | Campos extras (ex.: "norma de origem" para documento externo) | Formulário da categoria | Proposta |
Decidido · 03/10 Não esquecer a categoria Calibração (certificados de instrumentos, Doc 05 §3).
1.1 Naturezas
| Natureza | Exemplos | Regras |
|---|---|---|
| Documento | POP, IT, manual, política | Ciclo completo (§2), pode exigir treinamento |
| Formulário | Modelo em branco de checklist, ficha de recebimento | Como documento; o formulário preenchido é um registro |
| Documento externo | RDCs, normas ABNT/ISO, manuais de fabricante | Não é aprovado pela empresa; controla-se a versão em uso e quem consultou |
| Registro | Certificado de calibração, alvará de fornecedor, lista de presença | Não tem fluxo; cada envio é uma nova evidência, a anterior fica no histórico |
2. Ciclo de vida da versão
Rascunho → [etapas do fluxo da categoria] → Aprovada → [Em treinamento] → Vigente → Obsoleta
- #GED-20 Proposta Etapas entre colchetes só existem se a categoria pedir. Categoria sem fluxo: Rascunho → Vigente (com assinatura de quem publicou). Categoria sem treinamento: Aprovada → Vigente
- #GED-21 Decidido · 03/10 Reprovação em qualquer etapa devolve ao responsável da etapa anterior, com comentário obrigatório
- #GED-22 Proposta Data de vigência ≠ data de aprovação. Quem aprova define a vigência; até lá, a versão anterior continua valendo
- #GED-23 Proposta Ao virar vigente, a anterior vira obsoleta automaticamente, consultável com tarja "OBSOLETO"
- #GED-24 Proposta Cancelamento sem substituto: o documento deixa de valer sem nova versão (ex.: processo extinto); exige motivo e assinatura
- #GED-25 Proposta Resumo das alterações obrigatório em toda nova versão ("o que mudou e por quê"). Auditor pede isso, e o mesmo texto é mostrado ao colaborador no retreinamento
- #GED-26 Proposta Numeração da versão configurável (
Rev. 00, 01...ou1.0, 2.0)
2.1 Revisão periódica sem alteração
- #GED-30 Proposta Quando a data de revisão chega e o documento continua correto: registro de "revisado e mantido", assinado, que prorroga a próxima revisão sem gerar versão nem retreinamento
- Em aberto Confirmar com a Ariane se isso é aceito na prática dela. Se não for, toda revisão periódica gera versão e, pela regra de Doc 03, retreinamento geral
3. Fluxos de revisão e aprovação
- #GED-40 Decidido · 03/10 Fluxo configurado por categoria e segregado por função (a etapa é atribuída a uma função, não a uma pessoa)
- #GED-41 Decidido · 03/10 Modelo base sugerido pela Ariane: revisar → analisar → aprovar, com reprovação em qualquer etapa
- #GED-42 Proposta Cada etapa define: função responsável, se basta 1 pessoa ou todas da função, prazo, e o significado da assinatura (revisei, aprovei)
- #GED-43 Proposta Segregação: ver Doc 01 ACE-30
- #GED-44 Decidido · 03/10 Visão "documentos × função": cada pessoa vê só o que lhe compete (ler, revisar, aprovar)
4. Ligação com treinamento
- #GED-50 Decidido · 05/10 Toda nova versão aprovada de categoria que exige treinamento obriga todos os colaboradores das funções vinculadas a refazer leitura e prova
- #GED-51 Proposta A prova é preparada durante o fluxo da versão e aprovada junto com ela (Doc 03 §5); não existe versão aprovada sem prova pronta
5. Como o conteúdo entra: upload ou editor
Decidido · 05/10 Pode anexar documentos; se houver editor, também serve. Hoje a Ariane edita no Word, gera o PDF e "fecha" uma versão.
Opções avaliadas:
| Opção | Como funciona | Prós | Contras |
|---|---|---|---|
| A. Só PDF | Upload do PDF final | Simples | Ariane continua controlando Word por fora; fonte se perde |
| B. Fonte + PDF gerado | Upload do .docx; o sistema gera o PDF oficial na aprovação; para editar, baixa a fonte da última versão (check-out) e reenvia (check-in) |
Fonte e versão oficial no mesmo lugar; o Word que ela já usa; viável no MVP | Edição ainda fora do navegador |
| C. Editor de documento no navegador (tipo OnlyOffice/Collabora) | Abre o .docx dentro do sistema |
Melhor experiência; nada fora do sistema | Infra e licenciamento a avaliar para SaaS |
| D. Editor próprio de texto rico | Editor web simples | Texto estruturado facilita gerar prova | POPs têm tabelas, fluxogramas, cabeçalhos: vira produto à parte |
- #GED-60 Proposta MVP com a opção B, desenhada para receber a opção C depois sem mudar o modelo: toda versão guarda arquivo-fonte (editável) e PDF oficial (gerado, com hash)
- #GED-61 Proposta Check-out bloqueia edição simultânea e registra quem está editando
- #GED-62 Proposta Aceita também upload só de PDF, para categorias em que não há fonte (documentos externos, registros)
- #GED-63 Proposta A opção D fica descartada
6. Dossiês: documentos ligados a uma entidade
Decidido · 05/10 Documentos de fornecedor precisam de controle de validade e, a cada renovação, o anterior fica disponível: o mesmo comportamento versionado da tela de processos/provas.
- #GED-70 Proposta Um mecanismo único de dossiê para fornecedor, produto, instrumento e empresa: a entidade tem uma lista de exigências (tipo de documento + obrigatório/opcional + expira ou não), e cada exigência tem seu histórico de evidências
- #GED-71 Renovar = enviar nova evidência. A anterior fica no histórico, com data de validade e quem enviou Decidido · 05/10
- #GED-72 Proposta Situação da exigência: pendente, válida, vencendo, vencida, dispensada (com justificativa)
- #GED-73 Proposta As exigências vêm do tipo da entidade (tipo de fornecedor, classe de produto, tipo de instrumento) e podem ser ajustadas por cadastro Decidido · 03/10
- #GED-74 Proposta Os documentos do dossiê usam as mesmas categorias do GED (natureza "registro"); tudo aparece também numa busca única
7. Lista mestra e cópias
- #GED-80 Proposta Lista mestra: documentos vigentes por categoria/filial com código, título, versão, aprovação, vigência e próxima revisão. Exporta PDF e Excel
- #GED-81 Proposta O PDF oficial nunca é alterado. Cabeçalho/rodapé de controle (código, versão, situação, "impresso em dd/mm por X — cópia não controlada") é aplicado na hora de baixar ou imprimir, com a situação daquele momento
- #GED-82 Proposta Cópia controlada impressa: registra onde cada cópia está (ex.: "parede do recebimento"). Quando a versão muda, gera tarefa de recolher a cópia antiga
- #GED-83 Proposta Busca por código, título, categoria, texto do PDF e situação