03 — Treinamento e prova

1. O problema

Decidido · 05/10 A Ariane precisa guardar que o colaborador leu o POP e está de acordo. A prova existe para garantir que ele aprendeu. Cada revisão de POP obriga os colaboradores da função a refazer leitura e prova, e tudo precisa ser rastreável.

Hoje isso é papel ou planilha: lista de assinatura de "li e compreendi", sem prova de entendimento e difícil de reunir numa auditoria.

2. POP por função: alternativas

Decidido · 05/10 A Ariane sugeriu POP por função, provavelmente porque pensa a partir da função ("o que o operador de armazém precisa saber?"). Fica a cargo de nós achar a forma mais fácil para ela.

Alternativa	Como é	Avaliação
A. Um POP escrito para cada função	"POP do Operador de Armazém" contém tudo que ele faz	Mesma atividade repetida em vários POPs; ao mudar o recebimento, é preciso lembrar de revisar 4 POPs; versões divergem. Ruim para auditoria
B. Matriz função × POP, com tela pela função	POPs continuam por atividade/processo; a função tem uma lista de POPs exigidos	Um POP serve a várias funções; a revisão vale para todos de uma vez. A tela da função mostra exatamente o "pacote" que ela pensa
C. POP por processo, processo ligado a função	Função → processos → POPs	Bom quando há muitos POPs; acrescenta um nível a mais para manter
D. Seções do POP marcadas por função	Um POP grande, cada função lê/faz prova só da sua parte	Elegante, mas complexo de manter e de explicar ao auditor. Estacionada

Recomendação Proposta: B, com duas facilidades que entregam a experiência de "POP por função":

#TRE-01 Trilha da função: na tela da função, a lista ordenada de POPs exigidos, com prazo de conclusão a partir da entrada na função (ex.: 15 dias). É o "POP da função" que ela imagina, sem duplicar conteúdo
#TRE-02 Vínculo nos dois sentidos: na função escolhem-se os POPs; no POP escolhem-se as funções
#TRE-03 Atalho opcional: vincular um POP a um processo e marcar "todas as funções deste processo" (alternativa C como facilidade, não como obrigação)
#TRE-04 Se ainda assim ela quiser um documento-resumo por função (descrição de cargo), ele é um documento comum do GED vinculado à função

3. Gatilhos de pendência

ID	Gatilho	O que acontece	Origem
#TRE-10	Colaborador cadastrado com função(ões)	Pendência de todos os POPs vigentes das funções, sem duplicar POPs comuns	Decidido · 05/10
#TRE-11	Nova versão de POP aprovada	Pendência para todos das funções vinculadas	Decidido · 05/10
#TRE-12	Colaborador ganha nova função	Pendência só dos POPs que ele ainda não tem em dia	Proposta
#TRE-13	POP é vinculado a mais uma função	Pendência para os colaboradores dessa função	Proposta
#TRE-14	Colaborador perde uma função	Pendências que só existiam por ela são canceladas (registrado, nunca apagado)	Proposta
#TRE-15	Afastado	Pendência fica, não conta como atraso até o retorno	Proposta

4. Ciclo do colaborador

Leitura do POP → Prova → Aprovado? ── sim → Assinatura "li, compreendi e fui aprovado" → Registro
                           └─ não → nova tentativa (até o limite) → bloqueio + alerta ao gestor e à qualidade

#TRE-20 Decidido · 03/10 Leitura do documento na versão exata
#TRE-21 Proposta No retreinamento, o colaborador vê primeiro o resumo das alterações da versão (Doc 02 GED-25), depois o documento completo
#TRE-22 Proposta Assinatura uma vez, no final, depois da aprovação na prova, com o texto "li, compreendi e fui aprovado na avaliação da versão X". (A v1 pedia a assinatura antes da prova, declarando aprovação que ainda não tinha acontecido)
#TRE-23 Proposta Nota mínima e número de tentativas configuráveis por categoria (sugestão: 70–80% e 3 tentativas) — Em aberto valores com a Ariane
#TRE-24 Proposta Ao esgotar tentativas: bloqueio, alerta ao gestor e à qualidade, e liberação manual após treinamento presencial, com justificativa, anexo da lista de presença e assinatura de quem liberou
#TRE-25 Proposta Ordem das questões e alternativas embaralhada a cada tentativa

4.1 O que fica registrado (imutável)

Decidido · 03/10 Tudo armazenado para auditoria.

#TRE-30 Colaborador, função(ões) que geraram a pendência, versão do POP, datas de início e fim, questões exatamente como foram apresentadas, respostas, nota, número da tentativa, resultado, assinatura (com meio: login ou quiosque) e IP/dispositivo
#TRE-31 Proposta Consulta "quem estava treinado em quê, em tal data": a pergunta que aparece em toda investigação de não conformidade (Doc 08)

5. Prova

#TRE-40 Decidido · 03/10 Prova gerada a partir do conteúdo do documento
#TRE-41 Proposta Três formas de criar questões, combináveis: sugestão por IA a partir do texto, cadastro manual e importação de planilha
#TRE-42 Proposta A IA só sugere. Cada questão indica o trecho do POP que justifica a resposta; a qualidade revisa e aprova a prova junto com a versão do documento
#TRE-43 Proposta Nova versão começa com as questões da versão anterior como rascunho. A IA aponta quais questões tocam trechos alterados e sugere novas para o que mudou. A Ariane revisa só a diferença em vez de refazer a prova toda
#TRE-44 Proposta Banco de questões por versão; a prova sorteia N questões do banco (opcional)
#TRE-45 Proposta A IA é opcional por cliente; sem ela, tudo funciona com cadastro manual/planilha. POPs são confidenciais: só serviço de IA sem retenção/uso de dados para treino (Doc 09)

#TRE-50 Proposta Tela simplificada em tablet/computador compartilhado: matrícula + PIN, lista de pendências, leitura, prova, assinatura, saída automática
#TRE-51 Proposta PIN com no mínimo 6 dígitos, bloqueio após tentativas erradas e troca obrigatória no primeiro acesso
#TRE-52 Em aberto Exigir confirmação de um supervisor presente para POPs críticos?

7. Outros treinamentos

Proposta A RDC/ISO pedem competência, não só leitura de POP. Para não ficar de fora:

#TRE-60 Treinamentos sem POP: integração, boas práticas anuais, cursos externos, certificados (registro com lista de presença, instrutor, carga horária e anexos)
#TRE-61 Avaliação prática pelo supervisor como alternativa ou complemento à prova
#TRE-62 Requisitos da função (escolaridade, experiência, cursos obrigatórios) e comparação com o colaborador

8. Acompanhamento

#TRE-70 Proposta Painel por função, POP, filial e colaborador: concluído, pendente, em andamento, bloqueado, afastado, atrasado
#TRE-71 Proposta Lembrete no início, perto do prazo e escalonamento ao gestor no atraso
#TRE-72 Proposta Ao atingir a vigência, quem não concluiu fica em destaque como não conforme para a atividade
#TRE-73 Proposta Ficha de treinamento do colaborador (tudo que ele fez, por data) em PDF
#TRE-74 Em aberto A nova versão entra em vigor na data definida mesmo com pendências, ou só quando X% concluiu?

03 — Treinamento e prova

1. O problema #

2. POP por função: alternativas #

3. Gatilhos de pendência #

4. Ciclo do colaborador #

4.1 O que fica registrado (imutável) #

5. Prova #

6. Quiosque (colaborador sem login) #

7. Outros treinamentos #

8. Acompanhamento #